如何加強新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化
發(fā)布時間:2017-2-18 15:49:22 點擊次數(shù):1979
一、做好檔案管理工作的重要性
檔案管理也稱檔案工作,是文件在實際使用價值消失后的僅有憑證和參考價值,是資料的終端。檔案管理系統(tǒng)在整個社會科學(xué)能力的構(gòu)成中占有較大地位,是社會信息系統(tǒng)的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣,不僅存在于局部單位的工作生產(chǎn),還存在于整個社會。檔案管理工作是推進社會發(fā)展的重要因素,是單位尋求進步和發(fā)展的需要,是單位或部門日常工作的一部分,是衡量工作人員的職業(yè)素質(zhì),是企業(yè)或個人發(fā)展歷程的記錄,也是評價個人素養(yǎng)的依據(jù)。檔案管理工作的規(guī)范化,既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要,也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時提供詳實的資料,幫助決策者做出科學(xué)合理的適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。同時,檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展狀況,總結(jié)以往的經(jīng)驗教訓(xùn),了解各人員的綜合素質(zhì),改進發(fā)展規(guī)劃,調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。
目前,規(guī)范檔案管理工作,可以起到促進市場經(jīng)濟發(fā)展,提升單位形象以及增強企業(yè)市場競爭力的作用。因此,在我國經(jīng)濟市場的經(jīng)營形式面臨著嚴峻挑戰(zhàn)的條件下,如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用,提升其社會功能和價值,完善檔案管理的工作方式,真實地反映單位的具體情況尤為重要。
二、檔案管理工作存在的不足
(一)整體意識不足
由于在工作崗位中一些工作人員心里沒有大局意識,對檔案管理工作的認識過于片面性,缺乏整體意識,無法把檔案管理與各項建設(shè)相互結(jié)合,導(dǎo)致業(yè)務(wù)及自身發(fā)展拘泥于單一的形式中。
(二)創(chuàng)新意識需增強
檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)就是創(chuàng)新意識。深化檔案管理改革對于思想發(fā)展的局部性、管理體制過于單一以及工作方式過于傳統(tǒng)老舊,致使現(xiàn)期的發(fā)展模式嚴重缺乏創(chuàng)新性。
(三)全面性較低
對于新形勢下的檔案管理工作,從本質(zhì)上缺乏全面認識,致使一些工作檔案不到位,一些可再生的資源白白浪費,而那些不健全的檔案資料以及不合格的工作結(jié)構(gòu),無法向社會及時提供準確的服務(wù),影響了檔案管理工作職能的正常發(fā)揮。
三、加強檔案管理工作規(guī)范化的措施
(一)完善檔案管理工作的規(guī)章制度
要想更好地規(guī)范檔案管理工作,首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠,這不但是檔案管理工作法制化的要求,也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律,保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動搖,也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多,檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識,工作上有緊迫感,不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識以提高自身的職業(yè)素養(yǎng),加強法制教育,幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī),保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè),從單位檔案管理工作的實際出發(fā),因地制宜,制定出一套行之有效的管理辦法,最大化地發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的作用。
(二)制定出符合時代發(fā)展要求的檔案管理方案
現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時代,隨著計算機技術(shù)的普及,網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中,這就為檔案管理工作在新時代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn),如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達成目標。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗,分析并歸總出工作的特點,提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識儲備量,加強管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn),以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案,以機器歸整取代手工操作,提高檔案利用率,實現(xiàn)其價值。但是,網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性,這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作,保證檔案的完整性和真實性。
(三)采用科學(xué)的管理方法,提升檔案管理職能
檔案管理工作是為了國家和社會服務(wù)的一項工作,加強檔案管理工作,可以推進國家的經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的進步,并且對于企業(yè)來講,優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場經(jīng)濟的基本活動規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案,而檔案具有被利用的價值,這同時也是檔案管理工作存在的價值,作為檔案管理工作者,只有做好合理開發(fā),有效利用檔案的價值,才能夠更好地完成本職工作。因此,檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法,學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù),以科學(xué)的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作,平時在工作中,要明確工作條理,掌握工作重點。例如,檔案管理中最基本的編目、檢索等工作,雖然只是檔案管理的前奏,但如果完成的良好,則可以讓后續(xù)工作進行得更加順利;對于一些利用價值比較高的檔案,應(yīng)該復(fù)制、備份,且原件不得外借,保證檔案的安全性。同時,檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實際的工作情況,對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進,更正管理錯處。
隨著社會的不斷發(fā)展,只有創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作才能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求,檔案管理為各個企業(yè)單位、機關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù),加速其合理性、先進性的建設(shè)。因此,檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)該積極抓住發(fā)展機遇,迎接挑戰(zhàn),不斷創(chuàng)新,與時俱進,從而實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的目標,開拓檔案管理的新局面,以便更好的促進社會的和諧發(fā)展。
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