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檔案管理現(xiàn)狀   

一、 集團(tuán)檔案管理目前存在的主要問(wèn)題：  

（一）各部門應(yīng)移交集團(tuán)檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，使得各部門不清楚哪些檔案 應(yīng)移交集團(tuán)檔案室存檔。  

（二）《檔案管理制度》的執(zhí)行力度不夠，缺少執(zhí)行監(jiān)管。 

（三）公司早期資料缺失嚴(yán)重。 

（四）檔案借閱審批流程繁瑣，遇到一些工作比較緊急情況時(shí)，無(wú)法及時(shí)完成借閱審批。 

（五）權(quán)限設(shè)置不夠合理，某些部門（審計(jì)）因工作需要常需查閱大量檔案，但因權(quán)限 的限制，每一類檔案都進(jìn)行借閱流程，影響工作效率。 

（六）檔案系統(tǒng)：  

1. 檔案系統(tǒng)缺少關(guān)鍵字檢索功能，不方便搜索。  

2. 一次借多種檔案時(shí)，必須在不同類別的檔案庫(kù)中分別發(fā)起借閱，不能合并起一個(gè)借閱，使用比較麻煩。   

3. 公開(kāi)類檔案（證照類）無(wú)法發(fā)起借閱。   

二、 存在原因  

（一）對(duì)于各部門檔案狀況了解不夠，《檔案管理制度》的編制缺少針對(duì)性及可操作性。 

（二）對(duì)《檔案管理制度》的執(zhí)行缺少有效的監(jiān)督措施。  

（三）由于公司早期對(duì)檔案缺乏有效的管理，造成歷史資料缺失嚴(yán)重。 

（四） 檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)？   

三、 未來(lái)管理規(guī)劃  

（一）對(duì)現(xiàn)行《檔案管理制度》進(jìn)行有針對(duì)性的修訂：  

1. 廣泛征求各部門意見(jiàn)，深入調(diào)查，根據(jù)各部門實(shí)際情況對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確規(guī)定；  

2. 對(duì)《檔案管理制度》的執(zhí)行增加相應(yīng)的監(jiān)管措施。  

3. 對(duì)缺失的早期歷史資料咨詢相關(guān)部門和當(dāng)事人，盡量補(bǔ)齊？  

（二）建議各部門（項(xiàng)目公司）設(shè)置兼職資料員負(fù)責(zé)本部門的檔案收集整理、查詢借閱 流程的發(fā)起及上報(bào)集團(tuán)檔案室歸檔，與集團(tuán)檔案主管進(jìn)行對(duì)接。各部門兼職資料員在每月規(guī)定時(shí)間上報(bào)本部門當(dāng)月的收文紀(jì)錄，以備檔案室檢查該部門當(dāng)月歸檔檔案的齊全與否。  

（三）對(duì)工程項(xiàng)目的檔案加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)控，不定期到項(xiàng)目進(jìn)行檢查，以保證該項(xiàng)目檔案的 及時(shí)完整性，以便于最后竣工資料的移交。  

（四）為加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)目竣工資料的監(jiān)管，建議設(shè)立各施工單位的結(jié)算審批流程，在由預(yù) 算部門同意結(jié)算付款前，先經(jīng)檔案主管審批，確認(rèn)該施工單位竣工資料完整有效并移交完畢后，方可與該單位辦理結(jié)算。  

（五）在保證檔案借閱安全的前提下，對(duì)審批流程重新梳理，對(duì)一些特殊情況制訂相應(yīng) 措施（先和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電話溝通？）。  

（六）檔案查閱權(quán)限的設(shè)定還需和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)商討如何設(shè)置。 

（七）之后檔案加工如何進(jìn)行？ 

（八）檔案系統(tǒng)的改進(jìn)升級(jí)？